6. MS Access. Podstawy baz danych (3.1)

Program MS Office Access jest Systemem Zarządzania Relacyjną Bazą Danych. Oznacza to, że poszczególne tabele z danymi mogą być ze sobą powiązane relacjami. MS Access dostarcza narzędzi do tworzenia plikowej bazy danych własnego formatu i narzędzi do tworzenia aplikacji. Plikowa baza danych MS Access może być uruchamiana na jednym komputerze lub umieszczona na dysku sieciowym jako system dla wielu użytkowników. W środowisku wielu użytkowników taka ” plikowa baza” może być wykorzystywana w niedużych firmach dla maksimum 20 użytkowników. Zatem ze względu na wiele różnorakich ograniczeń, MS Access nie jest standardową bazą danych.

MS Access zawiera graficzne narzędzia do tworzenia obiektów bazy danych oraz „kreatory” umożliwiające automatyczne tworzenie wielu elementów aplikacji. Formularze i raporty mogą być tworzone za pomocą kreatorów lub ręcznie poprzez przeciąganie myszką na formularz (raport) potrzebnych elementów. Formularze i raporty stworzone automatycznie mogą być później ręcznie modyfikowane. Oznacza to, że poszczególne tabele mogą być ze sobą powiązane

Baza danych jest zbiorem powiązanych ze sobą informacji. Informacje zawarte w jednym  wierszu (poszczególnych kolumn tabeli) to rekord.

Każda tabela powinna grupować określoną dziedzinę danych, i składać się z minimum dwóch kolumn. W relacyjnej bazie danych każda tabela musi posiadać jedną kolumnę z unikatowymi danymi, identyfikującymi tę tabelę – nazywaną umownie kluczem podstawowym/głównym (PK), lub jedną kolumnę z   kluczem podstawowym (PK) oraz jedną kolumnę (o dokładnie takiej samej nazwie jak klucz podstawowy z innej tabeli)  z kluczem obcym(FK). Kluczy obcych w jednej tabeli może być więcej niż jeden.

Za pomocą pól klucza podstawowego program Access szybko łączy dane z wielu tabel. Klucz podstawowy pozwała efektywnie przeszukiwać i odczytywać dane. Jeśli pole klucza podstawowego zostało zdefiniowane automatycznie, program Access przypisuje mu nazwę pola Identyfikator oraz typ danych Autonumerowanie.

W MS Access tabele, z układem kolumn i wierszy przypominają arkusz  kalkulacyjny Excel, a  na graficznym schemacie „Relacje” tabele mają kształt prostokąta. Nazwa tabeli występuje w nagłówku, a poszczególne kolumny są w wierszach. Relacje (jeden do jednego, jeden do wielu, oraz wiele do wielu) występujące między atrybutami w tabelach są zaznaczane w postaci łamanych linii.

Zgodnie z regułami obowiązującymi przy zakładaniu Relacyjnych Baz Danych, nazwy tabel tworzymy bez polskich znaków i bez „pustych” spacji, np. ID_sprzedaz, natomiast w czasie wprowadzania rekordów do tabel można stosować „znaki narodowe”. W każdym pojedynczym polu tabeli powinna być przechowywana tylko jedna informacja („atomowość” informacji), i tak np. dane adresowe miejsca zamieszkania muszą być podzielone na kilka kolumn: województwo, powiat, miejscowość, kod miejscowości, osiedle, ulica, nr domu, nr lokalu. Podobnie jest z identyfikacją osób/klientów: nazwisko, nazwisko rodowe/panieńskie, imię pierwsze, imię drugie, itd.

W ramach ćwiczenia należy utworzyć prostą bazę danych zawierająca trzy tabele:

• Klienci,
• Towary,
• Sprzedaz,

UWAGA!

Utworzona w niniejszym ćwiczeniu plikowa baza danych, w aplikacji MS Access, będzie wykorzystywana do realizacji 2 następnych tematów, dlatego musi być wykonywana prawidłowo na każdym etapie.

Zadanie 1.

Uruchom program MS Access. Utwórz pustą bazę danych o nazwie Pr_2_klasa_nr_dziennika.  Wraz z uruchomieniem aplikacji utworzona jest „Tabela 1”.

W pierwszej kolejności należy utworzyć tabele z potrzebnymi kolumnami, oznaczyć klucze podstawowe i obce, a następnie dodać relacje. W celu uproszczenia dodawania rekordów(wprowadzania danych) przydatne będą formularze. Uzupełnianie tabel danymi jest kolejnym elementem budowania bazy – przed przetwarzaniem danych: to jest wykonywaniem kwerend oraz raportów.

1.1. Utwórz nową tabelę „Klienci”

Pierwsza tabela w MS Access jest utworzona automatycznie. W celu edycji tabeli przejdź do „Widok projektu”(widok: transpozycja), i dodaj do tej tabeli nowe nazwy kolumn (bez „polskich” znaków):

• ID_Klienta (Autonumeracja; Projektowanie=>Klucz podstawowy; Liczba całkowita długa; Nowe wartości=>Przyrostowo; Indeksowanie=>Tak(bez duplikatów) ),
• Imie, (krótki tekst; Rozmiar pola=>20, Wymagane=>Tak)
• Nazwisko, (krótki tekst; Rozmiar pola=>40, Wymagane=>Tak)
• Miejscowosc, (krótki tekst; Rozmiar pola=>30, Wymagane=>Tak)
• Kod_pocztowy(krótki tekst; Maska wprowadzenia=>00-000: Wymagane=>Tak)
• Ulica, (krótki tekst, Rozmiar pola=>72, Wymagane=>Tak)
• Nr_domu, (krótki tekst: Rozmiar pola=>liczba całkowita, Wymagane=>Tak)
• Nr_lokalu, (liczba; Rozmiar pola=>liczba całkowita, Wymagane=>Tak)
• E-mail, (krótki tekst, Rozmiar pola=>50, Wymagane=>Tak)
• Nr_telefonu, (Krótki tekst; Rozmiar pola=>15 Maska wprowadzania=>(#00″)”000-000-000! Wymagane=>Tak
• Data_rejestracji, (Data/Godzina; Format=> data ogólna; Wymagane=>Tak)
• Rabat (tak/nie; Format=>Tak/Nie)
• Uwagi, (krótki tekst, Rozmiar pola=> 128).

  Zmień nazwę  tabeli na „Klienci”. Zapisz zmiany.

1.2. Utwórz nową tabelę „Towary”.

Tworzenie => Tabela =>Widok projektu =>Zapisywanie jako =>Towary=>Ok

Dodaj nowe kolumny:

• ID_towaru, (Autonumeracja; Projektowanie=>Klucz podstawowy; Liczba całkowita długa; Nowe wartości=>Przyrostowo; Indeksowanie=>Tak(bez duplikatów)
• Nazwa_towaru, (krótki tekst; Rozmiar pola=>35, Wymagane=>Tak)
• Jednostka_miary, (krótki tekst, Rozmiar pola=>5, Wymagane=>Tak)
• Ilosc (krótki tekst, Rozmiar pola=>5, Wymagane=>Tak)
• Cena, (typ walutowy, Format=>Walutowy; Miejsca dziesiętne=>2, Wymagane=>Tak),
• Opis, (krotki tekst, Rozmiar pola=>100)
• Na_stanie (tak/nie: Format=>Tak/nie)

Zmień nazwę  tabeli na „Towary”. Zapisz zmiany.

1.3. Utwórz nową tabelę  „Sprzedaz”.

Tworzenie => Tabela =>Widok projektu =>Zapisywanie jako => Sprzedaz=>Ok

Dodaj nowe kolumny:

• ID_transakcji (Autonumeracja; Projektowanie=>Klucz podstawowy; Liczba całkowita długa; Nowe wartości=>Przyrostowo; Indeksowanie=>Tak(bez  duplikatów)
• ID_Klienta, Liczba całkowita długa; Wymagane: Tak; Indeksowanie=>Tak (duplikaty OK) – klucz obcy
  
• ID_towaru, Liczba całkowita długa; Wymagane:Tak; Indeksowanie=>Tak (duplikaty OK)– klucz obcy
  

• Ilosc (liczba, Liczba całkowita długa, Wymagane: Tak,  ),
• Data (Data/godzina, Format: Data ogólna, Wymagane: Tak),
• Wartosc, (waluta; Format: Walutowy, Miejsca dziesiętne: 2; Wymagane: Tak).

Zmień nazwę  tabeli na „Sprzedaz”. Zapisz zmiany.

1.4. Dodawanie relacji do tabel

• Dodawanie istniejących tabel do okna „Relacje”,

Narzędzia bazy danych => Relacje => Pokazywanie tabeli=> Zaznacz tabelę=> Dodaj (tabele)

• Tworzenie relacji „jeden do wielu”:

„Tabela „Klienci” => Kliknij =>ID_klienta (Klucz główny) => przeciągnij => Sprzedaz =>ID_klienta (Klucz obcy) => odkliknij =>Edytowanie relacji => Wymuszaj więzy integralności => Utwórz.  Jeżeli wszystko jest wykonane prawidłowo to powinna zostać utworzona pierwsza relacja „jeden do wielu” między dwiema tabelami.

„Tabela „Towary” => Kliknij =>ID_towaru (Klucz główny) => przeciągnij => Sprzedaz =>ID_towaru (Klucz obcy) => odkliknij =>Edytowanie relacji => Wymuszaj więzy integralności => Utwórz. Jeżeli wszystko jest wykonane prawidłowo to powinna zostać utworzona druga relacja „jeden do wielu” między dwiema tabelami

Widok prawidłowo utworzonych relacji między trzema tabelami

Zapisz bazę danych w Dokumentach na komputerze szkolnym, (a na koniec pracy na pendrive lub prześlij projekt na swoją pocztę/One Drive itp).

Bibliografia:

1. A. Klekot, T. Klekot „Programowanie i tworzenie stron internetowych oraz baz danych i administrowanie nimi”. Część 3.  WSiP 2018
2.  Danuta Korman „Informatyka Europejczyka” Podręcznik dla szkół ponadgimnazjalnych. Część II. Helion 2010

Wersja 5 -dniowa:

https://link.winiso.pl/out/8-giE5rF1M.file

https://www.instalki.pl/programy/download/Windows/pakiety_biurowe/Microsoft_Office.html

microsoft-access-2016_30_dni

TRIAL Wersja MS Office 2016 30-dniowa

https://www.dobreprogramy.pl/Microsoft-Office-2016,Program,Windows,62820.html